Новая шкала НДФЛ: как работодателю пересчитать налог без ошибок и претензий сотрудников

С 2025 года в России действует новая прогрессивная шкала НДФЛ. Для работодателя это означает не просто изменение ставок, а необходимость по-новому контролировать расчет налога по каждому сотруднику, отслеживать доходы нарастающим итогом с начала года и корректно отражать перерасчеты в учете и отчетности. Ошибка в несколько тысяч рублей может обернуться не только вопросами со стороны налоговой, но и конфликтом с работником, который увидит “неожиданно” уменьшающуюся сумму к выплате.

Что изменилось в НДФЛ для работодателей

По доходам налоговых резидентов РФ, которые входят в совокупность налоговых баз, с 2025 года применяются такие ставки НДФЛ: 13% — при доходе до 2,4 млн рублей в год, 15% — с части дохода от 2,4 до 5 млн рублей, 18% — с части дохода от 5 до 20 млн рублей, 20% — с части дохода от 20 до 50 млн рублей и 22% — с суммы свыше 50 млн рублей. Новая система введена Федеральным законом № 176-ФЗ от 12.07.2024. 

Важно понимать: повышенная ставка применяется не ко всему доходу, а только к части превышения над соответствующим порогом. Именно на этом этапе бухгалтерии чаще всего допускают ошибки в ручных расчетах и при настройке зарплатных программ.

Как работодателю считать НДФЛ без ошибок

Считайте налог нарастающим итогом с начала года

Налоговый агент исчисляет НДФЛ на дату фактического получения дохода и делает это нарастающим итогом с начала налогового периода, засчитывая суммы, удержанные ранее в течение года. Это базовое правило статьи 226 НК РФ, и именно оно лежит в основе корректного перехода между ставками 13%, 15%, 18%, 20% и 22%.

Учитывайте только свои выплаты, а не доходы у других работодателей

Если сотрудник работает по совместительству или получает доходы у нескольких налоговых агентов, каждый работодатель рассчитывает НДФЛ только по тем суммам, которые выплачивает сам. Доходы у другого работодателя в расчет не берутся. Если по итогам года общий доход человека превысит пороги новой шкалы, недостающий налог доначислит уже налоговый орган и направит физлицу уведомление на доплату.

Проверяйте, к какой налоговой базе относится выплата

Не все доходы облагаются по одной и той же логике. Для части налоговых баз действует отдельный порядок, а для некоторых доходов применяется не пятиступенчатая шкала, а прежний принцип 13% в пределах 5 млн рублей и 15% с превышения. Поэтому перед перерасчетом важно определить вид выплаты: зарплата, премия, отпускные, больничные, районные коэффициенты, доходы от продажи имущества и т.д.

Пошаговый порядок перерасчета НДФЛ у работодателя

Шаг 1. Определите совокупный доход сотрудника с начала года

Соберите все выплаты, которые ваша организация начислила конкретному сотруднику с 1 января текущего года и которые входят в соответствующую налоговую базу. Без этого невозможно понять, не пересек ли работник следующий порог ставки.

Шаг 2. Проверьте момент перехода на новую ставку

Как только доход сотрудника нарастающим итогом превышает 2,4 млн рублей, часть суммы сверх этого лимита облагается уже по ставке 15%. Далее аналогично отслеживаются пороги 5 млн, 20 млн и 50 млн рублей. 

Шаг 3. Сопоставьте исчисленный налог с уже удержанным

После пересчета нужно сравнить новую сумму НДФЛ с тем, что уже было удержано ранее. Если выявлена недоимка, ее надо удержать из ближайшей денежной выплаты сотруднику по правилам статьи 226 НК РФ. Если образовалась переплата, запускается процедура возврата излишне удержанного налога.

Шаг 4. Зафиксируйте перерасчет в регистрах и отчетности

Любой перерасчет должен быть подтвержден внутренними регистрами налогового учета, расчетными листками и корректным отражением в 6-НДФЛ. Если это упустить, ошибка может “всплыть” уже на этапе камеральной проверки.

Что делать, если НДФЛ удержали больше, чем нужно

Если налоговый агент обнаружил, что удержал НДФЛ излишне, вернуть сумму сотруднику он должен на основании письменного заявления работника. Возврат производится в безналичной форме на банковский счет, указанный в заявлении. Если у работодателя недостаточно текущих сумм налога к перечислению для такого возврата, он обязан в течение 10 дней направить в инспекцию заявление на возврат переплаты и подтверждающие документы. 

Для работодателя это особенно важно с точки зрения трудовых отношений: если переплату не вернуть вовремя и не объяснить сотруднику причину перерасчета, риск претензий и жалоб возрастает в разы.

Как отразить перерасчет в 6-НДФЛ

Если налог пересчитали, но еще не вернули сотруднику

В этом случае переплату указывают по строке 180 раздела 2 расчета 6-НДФЛ. 

Если налог уже вернули работнику

Если излишне удержанный НДФЛ возвращен сотруднику, сумму нужно отражать по строкам 190 и 196 раздела 2 расчета 6-НДФЛ. 

Из-за чего работодатели чаще всего ошибаются

Не отслеживают доход нарастающим итогом

Самая частая ошибка — считать НДФЛ “по месяцу”, а не с начала года. Из-за этого переход на новую ставку отражается с опозданием или неправильно.

Путают доходы разных налоговых баз

Если в одну логику свести все выплаты подряд, можно неверно определить ставку и исказить сумму налога. Новая шкала требует более аккуратной классификации доходов.

Учитывают доходы сотрудника у других работодателей

Работодатель не должен пересчитывать налог с учетом внешнего совместительства или иных выплат у другого налогового агента. Это зона ответственности налогового органа по итогам года.

Не объясняют перерасчет сотруднику

Даже корректный расчет может вызвать претензию, если работник не понимает, почему “на руки” пришло меньше. Поэтому при удержании доплаты безопасно заранее сообщать сотруднику причину: превышен порог дохода, изменился статус, применен вычет, исправлена техническая ошибка и т.д.

Как снизить риск претензий сотрудников

Подготовьте понятный расчет

Лучше заранее показать работнику, как сформировалась сумма: доход с начала года, порог шкалы, ставка на сумму превышения, итог удержания. Когда сотрудник видит логику расчета, спорных ситуаций становится меньше.

Проверяйте настройки зарплатной программы

После налоговой реформы особое значение имеют корректные настройки ставок, видов начислений и правил формирования налоговой базы. Даже при сильной бухгалтерской команде программная ошибка способна испортить десятки расчетов за один месяц.

Проводите экспресс-аудит перед сдачей отчетности

Проверка расчетов до сдачи 6-НДФЛ обходится дешевле, чем исправление уже выявленных ошибок, уточненки и разъяснения сотрудникам и инспекции.

Когда стоит передать перерасчет НДФЛ специалистам

Если в компании есть премии, районные коэффициенты, совместители, частые кадровые перемещения, увольнения, перерасчеты отпускных и больничных, риск ошибки заметно растет. В таких случаях безопаснее передать проверку расчетов специалистам, которые проведут аудит базы, сверят удержания, помогут корректно оформить возвраты и подготовят отчетность без лишних рисков.

Закажите услуги по расчету и проверке НДФЛ в нашей компании

Новая шкала НДФЛ требует от работодателя не формального, а действительно точного налогового учета. Мы поможем проверить расчеты, выявить ошибки до претензий со стороны сотрудников и инспекции, корректно оформить перерасчет, возврат излишне удержанного налога и отражение данных в 6-НДФЛ.

Закажите у нашей компании:

• аудит расчета НДФЛ по новой шкале;
• проверку удержаний по сотрудникам;
• сопровождение перерасчетов и возвратов;
• подготовку корректной отчетности 6-НДФЛ;
• консультации для бухгалтерии и кадровой службы.